Reserva de mesa pelo WhatsApp: como organizar no restaurante

Véspera de Dia dos Namorados, fim de tarde. No mesmo WhatsApp chegam um pedido de entrega, uma mesa para dois às 20h, um bolo encomendado para domingo e uma pergunta sobre o almoço da empresa na semana que vem. Tudo misturado, tudo com pressa. É assim que uma reserva se perde, e o casal chega à porta sem mesa.

Muito restaurante não precisa de um sistema de reservas. Precisa de um caminho claro para cada pedido chegar identificado. Este post mostra como organizar a reserva de mesa pelo WhatsApp a partir do site, do botão à confirmação. Se o seu foco é entrega, veja também delivery próprio ou iFood.

Um botão para cada tipo de pedido

O primeiro passo é separar. No site, cada intenção ganha o seu botão, com a sua mensagem pronta:

• Pedido para entrega ou retirada: “Oi! Quero fazer um pedido para entrega.”
• Reserva de mesa: “Oi! Quero reservar uma mesa para __ pessoas, no dia __, às __.”
• Encomenda: “Oi! Quero encomendar __ para o dia __.”
• Eventos e grupos: “Oi! Quero informações sobre um evento para cerca de __ pessoas.”

Quando a mensagem chega, você sabe do que se trata antes de abrir. A reserva não se mistura com o delivery, e ninguém precisa perguntar se é para hoje. O guia de WhatsApp no site explica como montar esses links com mensagem pronta.

O que a mensagem de reserva precisa trazer

Quanto mais completa a primeira mensagem, menos idas e vindas. A mensagem pronta pode pedir:

• data e horário;
• número de pessoas;
• nome de quem reserva;
• se é uma ocasião especial, como aniversário;
• necessidades da mesa, como cadeirinha para criança, acesso sem degraus ou área externa;
• alguma restrição alimentar importante.

Não exagere. Uma mensagem com dez lacunas assusta. Escolha só o que realmente muda a sua organização.

Regras de reserva escritas no site

Cada casa tem o seu jeito. O importante é o cliente saber antes:

• em quais dias e horários o restaurante aceita reserva;
• por quanto tempo a mesa fica guardada em caso de atraso;
• até que horas dá para reservar no mesmo dia;
• como cancelar ou mudar a reserva;
• como funcionam os grupos grandes.

Regra clara evita constrangimento na porta. E quando a casa lotar, um aviso no topo do site, como “Reservas para sábado encerradas”, evita uma fila de mensagens que você não vai conseguir atender.

Confirmar e organizar sem perder nada

O WhatsApp Business tem recursos que ajudam. Segundo a página oficial do app, as etiquetas servem para organizar e filtrar conversas importantes, as respostas rápidas criam atalhos para mensagens enviadas com frequência e a mensagem de ausência responde automaticamente fora do horário de atendimento.

Na prática:

• crie uma etiqueta “Reserva” e, se ajudar, uma para cada dia de maior movimento;
• tenha uma resposta rápida de confirmação, com data, horário e número de pessoas;
• confirme de novo na véspera ou no próprio dia, com uma mensagem curta;
• anote a reserva sempre no mesmo lugar, seja o caderno ou a planilha da casa;
• use a mensagem de ausência para dizer a que horas você responde quem escreveu com a casa fechada.

A confirmação final é sempre na conversa. A reserva só existe quando você responde que ela está confirmada.

Datas especiais pedem página própria

Dia dos Namorados, Dia das Mães, Natal e Réveillon concentram reservas em poucos dias. Uma página para cada data especial, quando fizer sentido, junta:

• o cardápio especial ou o menu fechado;
• os horários de cada turno;
• as regras de reserva daquela noite, como sinal antecipado, se você usar;
• o botão de reserva com a mensagem pronta já citando a data.

O mesmo link vai na bio do Instagram, no status do WhatsApp e na resposta para quem pergunta. Quando a data passa, a página sai do menu e volta no ano seguinte.

Horário e caminho sem precisar perguntar

Na noite movimentada, o casal quer saber se você abre, até que horas e como chegar. Horário, endereço e mapa ficam à vista no site, organizados de um jeito que o Google entende. Atualize os horários de feriado no site e no Perfil da Empresa ao mesmo tempo, para as duas informações não brigarem.

O Perfil também pode levar o cliente ao lugar certo. Segundo a ajuda do Google, dá para adicionar ao Perfil da Empresa um link para o cardápio e links para fazer reservas. Entenda por que o Perfil e o site funcionam melhor juntos.

O cardápio que ajuda a decidir

Muita reserva vem depois de uma olhada no cardápio. Por isso ele precisa estar no site, organizado por categoria, com foto, descrição e preço, leve no celular. Nada de PDF pesado com letra miúda. O mesmo link serve para o QR code da mesa, a bio e o Perfil no Google.

O que o site não faz

Para ficar claro: o site não tem sistema de reservas próprio nem mapa de mesas. Ele leva o cliente ao seu WhatsApp, já com a mensagem certa. Se você já usa uma plataforma de reservas, o link dela pode entrar no site ao lado do WhatsApp, e o cliente escolhe.

Reservas mais organizadas nas próximas datas

Com um botão para cada pedido, regras à vista e uma página para cada data especial, a noite mais cheia do ano fica mais tranquila para a cozinha e para o salão. A criarmeu.site cria sites com design exclusivo para restaurantes, pizzarias, lanchonetes e cafés, com cardápio online, botões separados para pedido, reserva e encomenda pelo WhatsApp e o link do iFood para quem prefere o app. Veja o site para restaurantes e chame a gente no WhatsApp para pedir um orçamento grátis.